Definir las medidas de una oficina administrativa es uno de los pasos más cruciales al establecer o expandir una empresa. No se trata solo de encontrar un lugar, sino de diseñar un entorno que impulse la productividad, fomente la colaboración y garantice el bienestar de cada empleado.
Un diseño bien planificado optimiza el espacio y también cumple con la normativa laboral vigente en México, evitando posibles sanciones y mejorando la moral del equipo. Para emprendedores y startups, calcular correctamente los metros cuadrados necesarios es fundamental para garantizar una inversión inteligente y un ambiente de trabajo funcional.
Esta guía te ayudará a entender los espacios mínimos, óptimos y recomendados para diseñar oficinas que se adapten a las necesidades de tu equipo y potencien el crecimiento de tu negocio. El objetivo es que cada trabajador cuente con el espacio adecuado para sus tareas antes de que firmes el contrato de arrendamiento de tu nueva oficina.
¿Cuántos metros cuadrados necesita cada persona en una oficina?
La pregunta de cuánto espacio se necesita por persona no tiene una respuesta única, pero sí existen estándares que sirven como una excelente referencia. La cantidad de metros cuadrados por empleado debe considerar no solo el puesto de trabajo individual, sino también las áreas de circulación, las zonas comunes y la naturaleza de las actividades que se realizan.
Generalmente, los expertos diferencian entre tres niveles de densidad:
- Espacio Mínimo (2 a 4 m² por persona): Este es el mínimo indispensable para un puesto de trabajo operativo. Es común en configuraciones de alta densidad como los call centers. Si bien optimiza el costo por metro cuadrado, puede afectar la comodidad y la productividad si no se maneja con un diseño inteligente para el trabajador.
- Espacio Óptimo (5 a 7 m² por persona): Este es el estándar más recomendado para la mayoría de las oficinas administrativas. Permite una configuración cómoda del puesto de trabajo, con espacio suficiente para mobiliario ergonómico, almacenamiento personal y una circulación fluida, lo que se traduce en un mejor ambiente laboral.
- Espacio Amplio (8 m² o más por persona): Ideal para oficinas privadas, puestos directivos o roles que requieren mayor concentración y espacio para reuniones pequeñas. Esta amplitud fomenta un ambiente de trabajo más relajado y es un diferenciador clave para empresas que buscan atraer y retener talento.
Estos valores pueden variar según la disposición del mobiliario y si se trata de oficinas abiertas o privadas.
¿Cómo calcular la cantidad ideal de metros cuadrados por oficina?
Determinar el espacio total que tu empresa necesita va más allá de multiplicar el número de empleados por una cifra estándar. Un cálculo preciso debe ser un proceso integral que considere múltiples factores antes de hacer cualquier inversión en bienes raíces comerciales. Aquí te explicamos cómo hacerlo en seis pasos.
1. Define el promedio de metros cuadrados por persona
El primer paso es decidir qué nivel de densidad (mínimo, óptimo o amplio) se alinea mejor con la cultura y las necesidades de tu empresa. Para la mayoría de las oficinas administrativas, un promedio de 6 m² por trabajador es un punto de partida funcional.
2. Multiplica por el número de empleados
Una vez definido el promedio, multiplícalo por tu plantilla actual y proyectada a mediano plazo. Por ejemplo, si tienes 10 empleados y proyectas contratar 5 más en el próximo año, debes calcular el espacio para 15 personas. Esto asegura que la oficina no se quede pequeña rápidamente.
3. Incluye zonas comunes y áreas compartidas
El trabajo moderno requiere espacios colaborativos. Además del espacio individual, debe sumar los metros cuadrados destinados a salas de juntas, áreas de descanso, recepción, cocina, baños y pasillos. Estas zonas comunes suelen representar entre un 30% y un 50% del espacio total.
4. Ajusta según cultura laboral y tipo de actividad
Una empresa con una cultura de colaboración intensiva necesitará más salas de reuniones y espacios abiertos. Por otro lado, un despacho de abogados o contadores requerirá más oficinas privadas para garantizar la confidencialidad. Cada modelo de negocio tiene una necesidad de diseño distinta.
5. Considera necesidades específicas
¿Tu equipo necesita un archivero de gran tamaño, un pequeño laboratorio o un estudio de grabación? Todos estos espacios especializados se deben contar en el cálculo final para garantizar que la oficina sea 100% funcional desde el primer día.
6. Toma estos valores como punto de partida orientativo
Recuerda que estas cifras son una guía. La mejor distribución es la que responde a las dinámicas únicas de tu equipo. Sé flexible y piensa en cómo optimizar el espacio para fomentar la máxima productividad y satisfacción de cada trabajador.
Normativa legal sobre metros cuadrados en oficinas en México
En México, la Ley Federal del Trabajo y las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) establecen los requisitos mínimos para garantizar la seguridad y salud en el trabajo. Aunque no especifican una cifra única de metros cuadrados por persona, sí definen las condiciones que el espacio laboral debe cumplir.
Espacio mínimo obligatorio por persona
La normativa establece que el espacio debe ser suficiente para permitir que el trabajador realice sus actividades sin riesgos. La NOM-001-STPS-2008, relativa a los edificios, locales e instalaciones, exige que haya al menos 2 metros cuadrados de superficie libre por cada trabajador.
Requisitos de altura y volumen de aire
La altura de los techos en las áreas de trabajo no debe ser inferior a 2.5 metros. Esto asegura un volumen de aire adecuado por persona, contribuyendo a una mejor ventilación y a la prevención de ambientes viciados que pueden afectar la salud y la productividad.
Requisitos de superficie libre en planta
Más allá del puesto de trabajo, la norma exige que los pasillos y áreas de circulación tengan un ancho mínimo que permita el tránsito seguro de personas y, en su caso, de equipo o mobiliario, previniendo accidentes y facilitando la evacuación en caso de emergencia.
Distancias de seguridad entre puestos de trabajo
Se debe mantener una distancia segura entre los puestos de trabajo para evitar interferencias y permitir la movilidad. Se recomienda al menos 1 metro de separación entre escritorios para garantizar la privacidad y la comodidad de cada empleado.
Condiciones de iluminación y ventilación
La normativa es muy clara en que todos los espacios de trabajo deben contar con iluminación y ventilación natural o artificial adecuadas. Una buena calidad de aire y luz son factores determinantes para el bienestar y el rendimiento del equipo.
Espacio mínimo recomendado por persona en diferentes tipos de oficina
El diseño y la distribución del espacio varían significativamente según el tipo de oficina. A continuación, te presentamos los valores de referencia y algunas recomendaciones de mobiliario y distribución para cada uno.
Oficinas pequeñas
Para una oficina administrativa pequeña, el objetivo es maximizar la funcionalidad en un espacio limitado. Se recomienda un promedio de 4 a 6 metros cuadrados por persona.
- Distribución y mobiliario: La distribución ideal suele ser un formato de planta abierta para fomentar la comunicación y aprovechar al máximo la luz. El mobiliario multifuncional es clave: escritorios compactos pero ergonómicos, sillas sin brazos para ocupar menos espacio y soluciones de almacenamiento vertical como estanterías altas. Utilizar mesas modulares que pueden reconfigurarse para reuniones improvisadas es una excelente estrategia para optimizar el espacio.
Oficinas abiertas o espacios compartidos
En los populares open space, se recomiendan de 6 a 8 metros cuadrados por empleado. Aunque no hay paredes, cada persona necesita su zona definida para mantener la concentración y la productividad.
- Distribución y mobiliario: La clave aquí es la zonificación. Se pueden usar paneles acústicos bajos, alfombras o incluso el color para delimitar áreas. Se debe contar con phone booths o pequeñas cabinas para llamadas privadas.
Oficinas privadas
Requieren de 9 a 12 metros cuadrados o más. Este espacio adicional permite contar con una mesa de trabajo amplia, sillas para visitantes y almacenamiento personal, creando un ambiente propicio para el trabajo que demanda alta concentración.
- Distribución y mobiliario: El diseño debe centrarse en la comodidad y la funcionalidad. Un escritorio en forma de "L" aprovecha bien las esquinas, mientras que un archivero bajo puede funcionar como superficie adicional.
Áreas de trabajo especializadas
Espacios como laboratorios, talleres de diseño o salas de archivo tienen necesidades únicas. El espacio aquí se define por el equipo y la actividad, pudiendo ir desde los 10 hasta los 20 metros cuadrados por persona.
- Distribución y mobiliario: El mobiliario debe ser especializado y resistente, con amplias superficies de trabajo y soluciones de almacenamiento específicas para las herramientas o documentos que se manejan.
Salas de reuniones
El cálculo aquí es de aproximadamente 2 a 3 metros cuadrados por asistente. Una sala para 6 personas debería tener al menos 12 m².
- Distribución y mobiliario: Es fundamental contar con una mesa central adecuada al aforo, sillas cómodas y equipo audiovisual bien integrado que no obstruya el paso.
Zonas comunes y de descanso
Estas áreas son vitales para el bienestar. Se recomienda destinar al menos un 10% del espacio total de la oficina a estas zonas.
- Distribución y mobiliario: El mobiliario debe ser cómodo e invitar a la interacción informal. Sofás, sillones, mesas de café y una cocineta bien equipada son elementos clave.
Tips para distribuir el espacio mínimo por persona en la oficina
Optimizar el espacio en una oficina no significa sacrificar la comodidad. Con una estrategia inteligente, es posible crear un ambiente funcional y agradable incluso con los metros cuadrados justos.
Utiliza mobiliario multifuncional
Elige muebles que cumplan más de una función. Bancas con almacenamiento integrado, mesas plegables o modulares y escritorios con cajoneras incorporadas son excelentes opciones para aprovechar cada centímetro.
Distribuye el área en zonas según actividades
Agrupa los puestos de trabajo por equipos o funciones. Crea zonas específicas para actividades ruidosas (como ventas) y otras para tareas que requieren concentración. Esto mejora el flujo de trabajo y minimiza las interrupciones.
Implementa espacios flexibles o hot desking
Si parte de tu equipo trabaja de forma remota o híbrida, el hot desking (escritorios no asignados) es una gran solución. Permite reducir el número de puestos fijos y destinar esos metros cuadrados a espacios colaborativos.
Aprovecha la luz natural
Ubica la mayor cantidad de puestos de trabajo cerca de las ventanas. La luz natural no solo reduce los costos de energía, sino que también ha demostrado mejorar el estado de ánimo y la productividad del personal.
Integra áreas comunes compactas para facilitar la colaboración
No necesitas una sala de juntas enorme. Una mesa alta con taburetes en una esquina bien iluminada puede funcionar como un punto de encuentro rápido y eficaz, fomentando la colaboración espontánea sin ocupar demasiado espacio.
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Calcular las medidas de una oficina administrativa es el primer paso para construir un entorno de trabajo exitoso. Entender cuántos metros cuadrados necesita cada empleado y cómo distribuirlos de manera eficiente es clave para la productividad y el crecimiento de tu empresa.
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Preguntas frecuentes sobre las medidas de una oficina
¿Cuánto mide en promedio una oficina?
La respuesta varía mucho en México, pero la tendencia actual es hacia espacios modulares.
- En el mercado de oficinas premium (Clase A y A+), el promedio de las suites u oficinas disponibles en Spot2.mx suele oscilar entre los 50 m² y 300 m².
- Para los espacios de coworking y las oficinas dentro de complejos más pequeños, puedes encontrar opciones desde 10 m² (para 1 o 2 personas) o "escritorios dedicados" en espacios compartidos, hasta pisos completos que superan los 1,000 m².
¿Cuál es el tamaño ideal para una oficina?
No existe un tamaño "ideal" de oficina único, sino el tamaño adecuado a tus necesidades.
El tamaño ideal es el que cumple con la fórmula:
Metros cuadrados requeridos por persona x Número de empleados + Áreas comunes (sala de juntas, recepción, cocineta, etc.)
En México, el estándar de diseño y eficiencia sugiere asignar entre 8 m² y 12 m² por persona (incluyendo el espacio individual y la proporción de áreas comunes) en un diseño eficiente de planta abierta. Para oficinas privadas y ejecutivas, este rango debe ser mayor.
¿Cuál es el tamaño mínimo para una oficina?
Depende de si buscas una oficina privada o un espacio de trabajo flexible.
- Oficina privada (mínimo funcional): Un espacio que aloje a 1 o 2 personas de forma cómoda y privada puede empezar alrededor de 10 m² a 15 m².
- Espacio mínimo regulatorio: Legalmente, en muchos municipios de México, los reglamentos de construcción exigen un mínimo que generalmente se alinea con las normas de salud y seguridad, que es el próximo punto.
Spot2.mx te permite segmentar por las opciones de oficinas más pequeñas, ideales para startups o freelancers).
¿Cuál es el espacio mínimo por persona en una oficina?
El estándar de referencia para diseño eficiente y confort laboral es de 4 m² por persona, aunque esto varía. El espacio mínimo recomendado para la estación de trabajo per se (escritorio y silla) es de 4 m² a 6 m².
Sin embargo, es crucial considerar el espacio para circulación, mobiliario de archivo, y áreas de descanso, por lo que la tendencia de mercado mencionada de 8 m² a 12 m² por persona (área neta usable) es la que te permitirá operar con eficiencia y cumplir con normativas de seguridad y ergonomía.
¿Cuáles son los 4 tipos de oficina?
Si bien la clasificación puede ser amplia, los 3 tipos de oficina clave que nuestros usuarios encuentran en Spot2.mx y que determinan el uso del espacio son:
- Oficina ejecutiva: Espacios cerrados, diseñados para directivos o equipos que requieren alta concentración y confidencialidad.
- Open Space: Predominantes en el diseño moderno, fomentan la colaboración y son altamente eficientes en el uso de m².
- Oficina híbrida/flexible (coworking): Espacios compartidos que se rentan por puesto o por pequeños módulos, con servicios incluidos..
¿Cuánto debe medir un pasillo de oficina?
La medida mínima está regulada por la normativa local de construcción y Protección Civil, para un pasillo de oficina estándar (tránsito bidireccional, sin salida de emergencia):
- Mínimo funcional: 1.20 metros de ancho para permitir el paso cómodo de dos personas.
- Mínimo regulatorio (salida de emergencia): La norma mexicana de seguridad, especialmente Protección Civil, generalmente exige un ancho mínimo de 90 cm para tramos cortos, pero 1.20 metros a 1.80 metros es el estándar de seguridad para pasillos principales y rutas de evacuación en edificios comerciales grandes.
¿Cuál es la altura mínima para oficinas?
La altura libre mínima es un factor clave en la percepción de calidad y confort del espacio. La altura libre (distancia del piso terminado al techo terminado, sin considerar plafones) en México suele ser:
- Mínimo regulatorio: Generalmente, los reglamentos de construcción exigen una altura libre mínima de 2.30 metros a 2.50 metros.
- Estándar corporativo (Clase A y A+): En los edificios de alta gama listados en Spot2.mx, la altura más común y preferida es de 2.70 metros a 3.00 metros, ya que esto permite la instalación adecuada de plafones, aire acondicionado y luminarias, ofreciendo una mejor calidad de aire y sensación de amplitud.
