¿Por qué rentar una oficina en 2025?

Rentar una oficina puede ser el impulso que tu negocio necesita, ya sea para proyectar profesionalismo o aprovechar espacios flexibles. Con el auge del trabajo híbrido y la expansión del teletrabajo, muchas empresas ya no ven como útiles las oficinas, pero si ese es el caso, ¿por qué empresas internacionales diseñan oficinas con tantos detalles y amenidades?

Los espacios de oficina modernos, como los de WeWork, están cambiando el juego en el real estate comercial, ya no se trata de espacios que reciben trabajadores que entran y salen todos los días de forma rutinaria, se trata de motivar la productividad a través de espacios funcionales que incluso pueden ser compartidos. 

Pero, ¿cómo empiezas? ¿Cuánto cuesta? ¿Vale la pena? En esta guía, Spot2 te dirá el paso a paso para rentar una oficina, exploramos costos y te decimos cómo promocionar tu espacio si eres dueño, si puedes deducir la renta, y si realmente te conviene.

Cómo rentar un espacio de oficina en 7 pasos

Rentar una oficina no tiene que ser un dolor de cabeza. Estos pasos prácticos te ahorrarán muchas idas y vueltas en el proceso y cuando estés listo para rentar, Spot2 será tu mejor opción:

Define tus necesidades

¿Escritorio compartido, oficina privada o un piso entero? Calcula la cantidad de empleados para tu oficina y si necesitas salas de juntas, ciertos servicios específicos de tu empresa, amenidades y cualquier otra necesidad.

Por ejemplo: Una startup de 5 personas puede empezar con un coworking antes de comprometerse a una oficina tradicional, esto dependerá de entender su situación actual y su posible evolución a corto y mediano plazo.

Establece un presupuesto

Investiga el mercado local y realiza un presupuesto promedio. Usa apps proptech como Spot2.mx para comparar precios por metro cuadrado y explorar todas las opciones que tenemos disponibles en México.

Busca ubicaciones estratégicas

Prioriza zonas cerca de clientes o con buen transporte, la accesibilidad es un factor que muchas veces no se elige de la mejor manera y termina por convertir una visita a tu oficina en una pesadilla.

Ejemplo: Una oficina céntrica en una ciudad como la Ciudad de México puede costar más, pero atrae más talento y clientes.

Explora opciones con proptech

Plataformas como Spot2.mx te muestran oficinas disponibles con filtros de precio y amenities, además de planos con medidas y distribución exacta que te ahorrarán tiempo de búsqueda.

Compara amenities y servicios

¿Internet rápido, seguridad, café incluido? Espacios como WeWork ofrecen todo eso, pero verifica qué incluye tu renta, esto debe estar presente desde que consultas el espacio, pero nada como verlo por ti mismo y verificar que funciona.

Negocia el contrato

Lee bien los términos de tu contrato de arrendamiento: duración, penalizaciones, escalabilidad, precio final de la renta, etc.

Consejo: Pide un mes gratis para pruebas en contratos largos.

Puede que la oficina sea exactamente lo que necesitas pero la zona no es la mejor o no hay medios de transporte a kilómetros, todas estas características te permiten negociar un precio, además del valor del mercado, por eso lo mejor es contar con un asesor especializado como el que brindamos en nuestra plataforma.

Verifica la flexibilidad

¿Puedes crecer o reducir espacio? Los coworkings son ideales para startups que cambian rápido o que consiguen su inversión. Los contratos suelen tener considerados estos crecimientos, sin embargo, es importante negociarlo para saber si no será necesario buscar un nuevo lugar en poco tiempo.

¿Cuánto cuesta rentar una oficina?

Los costos varían según ubicación, tamaño y tipo de espacio. Nuestro estudio, se identifican tendencias definidas en las necesidades de espacios corporativos en el área oeste de la ciudad: los tamaños más solicitados oscilan entre 350 y 800 metros cuadrados, estos precios oscilan entre los 24 y hasta 36 dólares por metro cuadrado. 

En el caso de los coworkings, empresas como WeWork o Colony Spaces establecen sus precios por persona al mes o por necesidades de espacio, por ejemplo, dependiendo de si es un escritorio compartido o una oficina privada.

¿Cómo promocionar una oficina en renta?

Si eres dueño o agente, alquilar tu espacio rápido es clave. Aquí van estrategias:

  • Usa plataformas proptech: Publica en Spot2 con fotos profesionales y tours virtuales.
  • Redes sociales: Comparte en LinkedIn o X con hashtags como #CRE o #OficinasEnRenta. Ejemplo: “🏢 Oficina moderna en el corazón de [ciudad], ¡lista para tu equipo! DM para un tour”.
  • Networking local: Asiste a eventos de la cámara de comercio o coworkings para conectar con startups.
  • Incentivos: Ofrece un mes gratis o descuentos por contratos largos.

¿Es deducible la renta de oficina?

¡Buenas noticias! En nuestro país la renta de una oficina es deducible de impuestos si se usa para fines comerciales.

  • México: El SAT acepta deducir la renta de oficinas si tienes facturas y el espacio es exclusivamente laboral.
  • Consejo: Consulta a un contador, pero guarda contratos y recibos.
    Ejemplo: Una PYME en CDMX puede deducir $50,000 MXN anuales por una oficina, ahorrando hasta un 30% en impuestos.

Nota: Los costos de coworking en espacios como WeWork también suelen ser deducibles, pero verifica las reglas locales.

¿Cómo deducir la renta de una oficina?

Para contribuyentes en México, ya sean personas físicas con actividad empresarial o personas morales, el alquiler de una oficina representa un gasto operativo fundamental y, afortunadamente, es deducible de impuestos ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

Para asegurar su correcta deducción en el ejercicio fiscal, es crucial cumplir con una serie de requisitos indispensables. Aquí presentamos una guía detallada para lograrlo sin contratiempos.

Requisitos esenciales para la deducción

Independientemente del régimen fiscal bajo el cual tribute, para deducir la renta de su oficina deberá cumplir con los siguientes puntos clave:

  1. Estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC): Tanto el arrendador (quien le renta la oficina) como el arrendatario (usted o la empresa) deben contar con su RFC activo.
  2. Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) válido: Este es el pilar de la deducción. Cada pago de renta debe estar amparado por un CFDI (factura electrónica) que cumpla con todos los requisitos fiscales.
  3. El gasto debe ser estrictamente indispensable: Debe poder demostrar que el uso del inmueble está directamente relacionado y es necesario para la realización de sus actividades económicas.
  4. Realizar los pagos por medios rastreables: Para montos superiores a $2,000.00 MXN, el pago debe realizarse mediante transferencia electrónica, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios. Evite los pagos en efectivo para estos montos.
  5. Correcto registro contable: El gasto debe estar debidamente registrado en su contabilidad, especificando que corresponde al arrendamiento del inmueble utilizado para sus operaciones.

El CFDI: su comprobante maestro

El Comprobante Fiscal Digital por internet es la pieza clave para la validación de su deducción. Asegúrese de que cada factura que reciba por el pago de la renta contenga la siguiente información:

  • RFC del emisor y receptor: Verifique que tanto su RFC como el de su arrendador estén correctos.
  • Régimen fiscal de ambas partes: El CFDI debe especificar el régimen fiscal tanto del arrendador como del arrendatario.
  • Uso del CFDI: Es fundamental que solicite a su arrendador que emita la factura con la clave "G03 - Gastos en general". Un uso incorrecto podría invalidar la deducción.
  • Descripción del servicio: Debe detallar claramente que se trata del "arrendamiento de un bien inmueble" correspondiente al periodo de pago.
  • Desglose de impuestos: El Impuesto al Valor Agregado (IVA) debe estar desglosado. En caso de que el arrendador sea una persona física y usted una persona moral, deberá constar la retención del ISR.
  • Método y forma de pago: Debe especificarse cómo se realizó el pago (transferencia, tarjeta, etc.).

Particularidades según su régimen fiscal

Personas físicas con actividades empresariales y profesionales

Si usted es un profesionista independiente o tiene un negocio a su nombre, la renta de la oficina se considera un gasto deducible dentro de su declaración de impuestos. Estos gastos disminuyen la base gravable sobre la cual se calcula el Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Deberá incluir estos gastos en sus declaraciones provisionales mensuales y, posteriormente, en su declaración anual.

Personas morales (empresas)

Para las empresas, el arrendamiento de oficinas es una de las "deducciones autorizadas" por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Al igual que para las personas físicas, estos gastos reducen la utilidad fiscal de la empresa, lo que se traduce en un menor pago de ISR.

Las personas morales también deben considerar la retención de impuestos. Si le arriendan a una persona física, están obligadas a retener el 10% del monto del arrendamiento por concepto de ISR y enterar al SAT.

Resumen de los pasos para realizar una deducción

  1. Verificar que tanto tú como tu arrendador estén debidamente registrados ante el SAT.
  2. Acuerde con su arrendador la emisión de un CFDI por cada pago de renta.
  3. Asegúrese de que el CFDI contenga todos los datos fiscales correctos, especialmente el uso "G03 - Gastos en general".
  4. Realice los pagos a través de medios electrónicos o cheque nominativo si superan los $2,000.00 MXN.
  5. Registre cada factura en su contabilidad.
  6. Incluya estas deducciones en sus declaraciones provisionales y anuales.

¿Me conviene rentar una oficina?

Depende de tu negocio, presupuesto y estilo de trabajo, una oficina puede ser necesaria para el sector en el que se desarrolla tu negocio, incluso podría ser un requisito, pero todo eso se debe de determinar desde el comienzo de la búsqueda. 

¿Planeas rentar una oficina? ¡Spot2.mx es tu mejor opción! Evalúa:

  • Ventajas:
    • Profesionalismo: Una oficina impresiona a clientes, refleja confianza y mejora la imagen de tu negocio.
    • Productividad: Espacios diseñados para el trabajo evitan distracciones del home office y motivan a los trabajadores.
    • Networking: Coworkings conectan con otros emprendedores y pueden generar posibles alianzas estratégicas.
  • Desventajas:
    • Costo: Puede ser caro en zonas premium o con instalaciones con cierta tecnología o ciertos servicios.
    • Compromiso: Contratos largos atan a startups en crecimiento, las cuales pueden desarrollarse más de lo que se planificó al principio o, por el contrario, pueden decrecer y gastar de más en un contrato que ya no les funciona.

  • Decisión final: Si tu equipo crece, tiene necesidades específicas que no pueden satisfacerse de forma digital o necesitas reuniones frecuentes, rentar vale la pena. Si eres freelancer o tienes un equipo pequeño de trabajo, un coworking puede ser suficiente.

Tu próximo paso para rentar una oficina

Rentar una oficina es una decisión estratégica que puede impulsar tu negocio. Sigue los 8 pasos, compara costos, aprovecha deducciones y, si eres dueño, usa Spot2.mx para promocionar tu espacio. 

En 2025, herramientas como Spot2.mx hacen que el proceso sea más fácil que nunca. ¿Listo para dar el salto? Encuentra tu espacio ideal. Más fácil, más rápido y más seguro.